Si bien en 1990 había muy pocas, a día de hoy existen más de 40 normas de sistemas de gestión. Los distintos intentos de la ISO y la IEC por armonizarlas desembocaron en la creación de una estructura de alto nivel, términos comunes y texto básico para todas las normas de sistemas de gestión ISO. En un principio se publicó en 2012 como Anexo SL de las Directivas ISO y establecía los criterios que deben seguir todas las normas ISO. Luego fue adoptado por la IEC en 2019 bajo la denominación Anexo L de las Directivas ISO/IEC.
En este informe se describen las distintas formas en las que se ha aplicado el Anexo L a varias normas de sistemas de gestión durante los últimos 7 años, así como los beneficios y los obstáculos que se han identificado y los motivos por los que se decidió revisarlo a finaIes de 2018.
Ejemplos de aplicación del Anexo SL y el Anexo L de las Directivas ISO/IEC
Las distintas aplicaciones del Anexo L pueden clasificarse en dos categorías:
- Desarrollo de nuevas normas de sistemas de gestión (como la ISO 30401 de gestión del conocimiento o la ISO 37001 sobre sistemas de gestión antisoborno, entre otras). Durante el proceso del desarrollo de dichas normas, el Anexo L sirvió como un marco conceptual y tuvo buena aceptación. Resultó beneficioso tanto para los redactores como para aquellos ququerían implementar la nueva norma dentro de una estructura que ya cuenta con sistemas de gestión.
- Revisión de normas de sistemas de gestión existentes (como las ISO 9001, ISO 14001 e ISO/IEC 27001 y la revisión de la norma OHSAS 18001, que se llamará ISO 45001). En los casos del Comité Técnico ISO/TC176 sobre gestión de la calidad y del Comité Técnico ISO/TC207 sobre gestión ambiental, la incorporación de la estructura y los contenidos del Anexo L en las normas preexistentes no fue muy bien recibida por los redactores porque implicaba realizar cambios significativos a los enfoques que las normas ISO 9001 e ISO 14001 llevaban utilizando desde hace muchos años. No obstante, en términos generales, el Anexo L ha tenido una buena acogida entre los usuarios de las normas porque ha facilitado la integración de diferentes sistemas en un único sistema de gestión integral.
1. Motivos para revisar el Anexo L
La creación de la OMC y la adopción del Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio (WTO/TBT, por sus siglas en inglés) obligaron a la ISO a garantizar que las normas internacionales que desarrolle, adopte y publique sean pertinentes a escala global. Es decir, la mayor cantidad posible de industrias y partes interesadas del mundo deben poder aplicarlas.
El proceso de revisión sistemática es la herramienta principal que tiene la ISO para recoger esta información y cada norma que publica se somete a una revisión automática cada 5 años. Los resultados de la revisión pueden ser los siguientes:
- Si la norma continúa siendo pertinente y no requiere mejoras, se confirma durante otros 5 años sin modificarse.
- Si de los resultados se deduce que la norma no se está utilizando en todo el mundo (por al menos 5 países), se cuestiona su pertinencia global y es probable que se derogue o retire.
- Si Ia norma se sigue considerando pertinente pero requiere mejoras o modificaciones, se inicia el proceso de revisión.
Debido a que el Anexo L no es una norma propiamente dicha, sino la base para otras normas de sistemas de gestión, su proceso de creación no cumplió con los pasos tradicionales que se siguen para otras normas. Por ejemplo, fue desarrollado por un grupo de trabajo del Grupo Mixto de Coordinación Técnica (JTCG, por sus siglas en inglés) bajo la supervisión del Consejo de Gestión Técnica y no por un solo Comité Técnico. Además, el proceso de revisión del Anexo L no fue el habitual, sino que se optó por hacer una gran encuesta en 2017 entre los Comités Técnicos de la ISO, encargados de varias normas de gestión de calidad, y entre los miembros de organismos nacionales de la ISO, representantes de los usuarios de sus respectivos países. El JTCG también trabajó sobre variaciones al texto común del Anexo L adoptado por los Comités Técnicos en los últimos 3 años y, además, realizó correcciones editoriales y de otros tipos. También se hizo un metaanálisis en una muestra de las normas más utilizadas para identificar modificaciones, adiciones y supresiones en común. Ello motivó al JTCG a llevar a cabo un proceso de revisión parcial del Anexo L. Su fecha estimada de finalización es en 2021 y tiene como objetivo mejorar los siguientes temas (tal como lo indican las especificaciones del proyecto):
• Revisar y mejorar la armonización en torno al concepto de riesgo en varias normas de sistemas de gestión. Si bien el Anexo L incluye una definición común de «riesgo» diferente a la que brinda la norma ISO 31000 sobre gestión del riesgo e introdujo el concepto de «riesgos y oportunidades» en la planificación de un sistema de gestión, cada norma de sistemas de gestión incorporó las definiciones de forma diferente, lo que dio lugar a confusión e incongruencias entre los usuarios. Algunas de ellas son:
- Algunas normas se apartan de la definición de «riesgo» del Anexo L y utilizan la de la norma ISO 31000.
- La norma ISO 9001 adopta el concepto de «pensamiento basado en riesgos», que no es suficiente para exigir a las organizaciones que implementen una estrategia completa de «gestión de riesgos».
- La norma ISO 14001 establece una definición propia de «riesgos y oportunidades» que es incompatible con la definición de riesgo presente en otras normas.
- La nueva ISO 45001 sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo introduce el concepto de diferentes niveles de riesgo dentro de la organización (p. ej., a nivel estratégico u organizacional, a nivel táctico y a nivel operacional).
- La poca aceptación y comprensión que tuvo en general la definición de riesgo presente en la norma ISO 31000 entre los usuarios y los desarrolladores de normas de sistemas de gestión en cuanto a la inclusión de los efectos positivos y negativos de la incertidumbre. Esta definición no se corresponde con el uso general del término «riesgo», que representa algo con un efecto negativo y que debe prevenirse o mitigarse.
• Revisar y evaluar si los siguientes temas, que se incorporan en ALGUNAS normas, pueden aplicarse de forma general a todas las normas de sistemas de gestión.
- Gobernanza
- Planificación de los cambios
- Conocimientos de la organización/gestión del conocimiento
- Gestión de compliance
- Respuestas ante emergencias o contingencias
- Contratación externa
• Garantizar un uso coherente y simplificado de los términos que se utilizan en el Anexo L, por ejemplo:
- «aplicable», «pertinente», «apropiado»
- «debe considerar», «debe tener en cuenta» y otras estructuras similares
- «resultados»
- «factores», «cuestiones» y otros términos similares
• Cualquier otra modificación debe justificarse en base a una relación de «coste/beneficio» para evitar cambios innecesarios.
2. Proceso de revisión
En diciembre de 2018, la ISO y la IEC crearon un grupo de trabajo («JTCG TF14») para llevar a cabo el proceso de revisión entre enero de 2019 y diciembre de 2020 con la intención de publicar el Anexo L revisado en la edición 2021 de las Directivas ISO/IEC. Dicho grupo de trabajo está formado por los Comités Técnicos encargados de las normas de sistemas de gestión y por expertos designados por los siguientes países miembros.
Países
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o Argentina |
o Francia |
o Noruega |
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o Australia |
o Alemania |
o Senegal |
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o Bélgica |
o Ghana |
o Singapur |
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o Brasil |
o Irlanda |
o Suecia |
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o Canadá |
o Israel |
o Suiza |
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o China |
o Italia |
o Tanzania |
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o Colombia |
o Jamaica |
o Trinidad y Tobago |
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o Chipre |
o Japón |
o Reino Unido |
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o Ecuador |
o Países Bajos |
o Estados Unidos |
• Comités Técnicos ISO/IEC
- ISO/TC 176 (ISO 9001: Gestión de la calidad)
- ISO/TC 207 (ISO 14001: Gestión ambiental)
- ISO/TC 210 (ISO 13485: Productos sanitarios)
- ISO/TC 232 (ISO 21001: Servicios educativos)
- ISO/TC 241 (ISO 39001: Seguridad vial)
- ISO/TC 251 (ISO 55001: Gestión de activos)
- ISO/TC 262 (ISO 31000: Gestión del riesgo)
- ISO/TC 267 (ISO 41001: Gestión de inmuebles)
- ISO/TC 283 (ISO 45001: Gestión de la seguridad y la salud en el trabajo)
- ISO/TC 286 (ISO 44001: Gestión de las relaciones de trabajo colaborativas)
- ISO/TC 292 (ISO 22301: Gestión de la continuidad del negocio)
- ISO/TC 301 (ISO 50001: Gestión de la energía)
- ISO/TC 309 (ISO 19600: Gestión de compliance)
- ISO/TC 309 (ISO 37001: Gestión antisoborno)
- ISO/TC 34 (ISO 22000: Gestión de la inocuidad de los alimentos)
- ISO/TC 46 (ISO 30301: Gestión para los documentos)
- ISO/TC 67 (ISO/TS 29001: Gestión de la calidad del petróleo y el gas)
- ISO/IEC JTC 1/SC 27 (ISO 27001: Seguridad de la información)
- ISO/IEC JTC 1/SC 40 (ISO 20000: Gestión del servicio de tecnología de la información)
- ISO/CASCO (Comité de la ISO sobre Evaluación de la Conformidad)
El cronograma de la revisión del Anexo L es el siguiente:
• Diciembre de 2018: nombramiento de expertos y un coordinador del grupo de trabajo (Nigel Croft)
• Enero de 2019: reunión entre el coordinador y la secretaría (Organización de Normalización de los Países Bajos, NEN)
• Febrero de 2019: primera reunión del grupo de trabajo (Atlanta, EE. UU.)
• Marzo a julio de 2019: reuniones en línea para abordar los temas relacionados con la revisión
• Julio de 2019: segunda reunión del grupo de trabajo (Viena, Austria)
• Agosto a noviembre de 2019: distribución del primer borrador del texto modificado y petición de comentarios
• Enero de 2020: tercera reunión del grupo de trabajo (Sídney, Australia)
• Febrero a mayo de 2020: distribución del segundo borrador del texto modificado y petición de comentarios
• Junio de 2020: cuarta reunión del grupo de trabajo (Cartagena, Colombia)
• Junio a septiembre de 2020: distribución del borrador final y petición de votación formal
• Octubre de 2020: quinta reunión del grupo de trabajo (si es necesario)
• Diciembre de 2020: envío a ISO e IEC para su incorporación en las Directivas de 2021
Una vez finalizada la revisión del Anexo L, todas las nuevas normas de sistemas de gestión tendrán que cumplir con lo allí dispuesto. No es necesario someter las normas actuales a una revisión específica para adaptarlas al nuevo Anexo L, pero sí tendrán que adaptarse cuando SE revisen.
Nigel H. Croft
Miembro del Consejo Asesor de APCER
